Paso a paso para afiliar o retirar empleados a EPS, ARL, AFP y Caja de Compensación sin errores ni multas en Colombia.
Ver guía completaLa afiliación debe completarse antes de que el trabajador inicie labores. Sin excepción.
Verifique duplicados
Confirme que el colaborador no esté activo en otra planilla PILA ni en los sistemas internos de la empresa. Un trabajador duplicado genera cobros indebidos que la UGPP puede detectar y sancionar.
Reúna los documentos del trabajador
Solicite y digitalice: cédula, datos personales, correo electrónico, teléfono, y el nombre de la EPS, AFP y ARL de preferencia del trabajador.
Realice la afiliación en cada entidad
Afilie al trabajador en EPS, ARL, fondo de pensión (AFP) y caja de compensación familiar. Use el operador PILA de su empresa para coordinarlo de forma integral.
Confirme la aceptación de cada entidad
Descargue o reciba por correo el comprobante de afiliación de cada entidad. Conserve copias en la carpeta laboral del trabajador — son el respaldo legal del empleador.
Registre en la Planilla PILA
Incluya al trabajador en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes desde el mes de inicio del contrato.
Notifique internamente
Informe al área de nómina y al responsable de seguridad social para que el trabajador quede activo en todos los sistemas desde el primer día.
El retiro debe reportarse dentro de los 3 días hábiles siguientes a la desvinculación.
Formalice la terminación
Elabore la carta de terminación o reciba la renuncia firmada (digital o física). Este documento es el punto de partida legal del proceso de retiro.
Notifique a las entidades
Reporte el retiro a EPS, ARL, AFP y caja de compensación. El plazo máximo es de 3 días hábiles desde la desvinculación.
Actualice la novedad en PILA
Registre el retiro en la planilla PILA del mes correspondiente y conserve el comprobante. Este paso cierra el ciclo de aportes.
Liquide las acreencias laborales
Calcule y pague vacaciones, cesantías, intereses sobre cesantías, prima de servicios y cualquier saldo pendiente de nómina.
Entregue documentos al trabajador
Certificación laboral, paz y salvo de dotación y herramientas, y confirmación del retiro ante las entidades de seguridad social.
La empresa asume todos los riesgos durante el período no cubierto. Si ocurre un accidente, el empleador debe pagar de su bolsillo los costos médicos y el subsidio de incapacidad que correspondería a la ARL. También puede recibir sanciones de la UGPP por la omisión.
El retiro debe reportarse a EPS, ARL, AFP y caja de compensación dentro de los 3 días hábiles siguientes a la desvinculación. El no reporte puede generar cobros por períodos en que el trabajador ya no está activo.
Solo si actúa como independiente. En una relación laboral formal, la obligación de afiliar y retirar recae exclusivamente en el empleador — el trabajador no puede gestionar su propia afiliación dependiente.
Intente el proceso por un canal alterno: sucursal física, call center u otro operador PILA. Guarde el número de radicado del intento fallido. Si el problema persiste, repórtelo a la Superintendencia Nacional de Salud.
Sí. Todo empleador con trabajadores en relación de dependencia está obligado a afiliar a sus empleados a una caja de compensación. El aporte es del 4% sobre el IBC y da acceso a subsidios en dinero, recreación, educación y salud.
En SIA LTDA lo asesoramos para evitar sanciones y cumplir correctamente con las obligaciones de seguridad social de su empresa.
