Afiliar a un trabajador a EPS, pensión, ARL y Caja de Compensación es obligación del empleador — no del trabajador. Aquí tienes cómo afiliar tu empresa (registrarla como aportante), cómo afiliar a cada empleado y cómo retirarlo, con los plazos críticos y las guías por entidad.
Afiliar un empleado
Lo afilia el empleador, no el trabajador. Se afilia a EPS y pensión (que el trabajador elige) y a la ARL y caja de la empresa, antes del primer día, y se reporta en la PILA.
Ver los 6 pasosAfiliar la empresa
La empresa se registra como aportante: RUT como empleador, afiliación a una ARL y a una caja, y registro ante un operador PILA. No se "afilia" a EPS/AFP: reporta a cada trabajador.
Ver los pasosAntes de afiliar a nadie, la empresa debe quedar registrada como aportante. No es un solo trámite: la empresa se afilia a una ARL y a una caja, y se registra ante un operador PILA para pagar la planilla.
Constituya la empresa y actualice el RUT
Persona jurídica: Cámara de Comercio, NIT y RUT. Persona natural empleadora: RUT con la responsabilidad de aportante. El RUT debe reflejar la actividad económica real, porque de ella depende el nivel de riesgo de la ARL.
La actividad del RUT define el nivel de riesgo ARL.Afilie la empresa a una ARL
Es obligatorio y debe quedar activa antes de que el primer trabajador inicie labores. La empresa elige la ARL (idealmente SURA) según su nivel de riesgo (I a V).
Obligatoria y activa antes del primer día.Afilie la empresa a una Caja de Compensación
Todo empleador con trabajadores dependientes debe afiliarse a una caja de compensación familiar. El aporte es del 4% sobre la nómina y da a sus trabajadores subsidios y servicios.
Aporte del 4% sobre la nómina.Regístrese como aportante ante un operador PILA
Para liquidar y pagar la planilla cada mes, inscríbase en un operador de información PILA (Aportes en Línea, MiPlanilla, SOI, entre otros). La empresa no se "afilia" a la EPS ni a la AFP como entidad: se registra como aportante y reporta a cada trabajador.
La empresa se registra como aportante, no se afilia a EPS/AFP.Afilie a cada trabajador
Con la empresa ya activa como aportante, afilie a cada empleado a EPS, fondo de pensión, ARL y caja. El trabajador elige libremente su EPS y su AFP; la ARL y la caja son las de la empresa. Vea el proceso detallado más abajo.
El trabajador elige EPS y AFP; ARL y caja son las de la empresa.Detalle por entidad: afiliar la empresa a la ARL · fondo de pensión · EPS por entidad.
La afiliación debe completarse antes de que el trabajador inicie labores. Sin excepción.
Verifique duplicados
Confirme que el colaborador no esté activo en otra planilla PILA ni en los sistemas internos de la empresa. Un trabajador duplicado genera cobros indebidos que la UGPP puede detectar y sancionar.
Un duplicado genera cobros que la UGPP sanciona.Reúna los documentos del trabajador
Solicite y digitalice: cédula, datos personales, correo electrónico, teléfono, y el nombre de la EPS, AFP y ARL de preferencia del trabajador.
El trabajador elige libremente su EPS y su AFP.Realice la afiliación en cada entidad
Afilie al trabajador en EPS, ARL, fondo de pensión (AFP) y caja de compensación familiar. Use el operador PILA de su empresa para coordinarlo de forma integral.
Cuatro entidades: EPS, AFP, ARL y Caja.Confirme la aceptación de cada entidad
Descargue o reciba por correo el comprobante de afiliación de cada entidad. Conserve copias en la carpeta laboral del trabajador — son el respaldo legal del empleador.
Conserve los comprobantes en la carpeta laboral.Registre en la Planilla PILA
Incluya al trabajador en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes desde el mes de inicio del contrato.
Desde el mes de inicio del contrato.Notifique internamente
Informe al área de nómina y al responsable de seguridad social para que el trabajador quede activo en todos los sistemas desde el primer día.
Activo en todos los sistemas desde el primer día.El retiro se reporta en la planilla PILA del mes en que ocurre, a más tardar el último día hábil del mes.
Formalice la terminación
Elabore la carta de terminación o reciba la renuncia firmada (digital o física). Este documento es el punto de partida legal del proceso de retiro.
Carta de terminación o renuncia firmada.Notifique a las entidades vía PILA
Reporte la novedad de retiro en la planilla PILA del mes. Si ya pagó esa planilla, puede corregirlo sin costo hasta el último día hábil del mes siguiente (Planilla N).
Si ya pagó, corrija con la Planilla N.Liquide las acreencias laborales
Calcule y pague vacaciones, cesantías, intereses sobre cesantías, prima de servicios y cualquier saldo pendiente de nómina.
Vacaciones, cesantías, intereses y prima.Entregue documentos al trabajador
Certificación laboral, paz y salvo de dotación y herramientas, y confirmación del retiro ante las entidades de seguridad social.
Certificación laboral y paz y salvo.¿Necesitas el proceso de afiliación de una EPS en concreto? Estas guías entran en el detalle de cada una. ¿Buscas ARL? Mira cómo afiliar tu empresa a la ARL.
Cobertura nacional
Afiliar tu Empresa y Empleados a Nueva EPS
Cobertura nacional
Afiliar tu Empresa y Empleados a EPS Salud Total
Bogotá y Cundinamarca
Afiliar tu Empresa y Empleados a Famisanar EPS
Cobertura nacional
Afiliar tu Empresa y Empleados a EPS Sura
Bogotá y Cundinamarca
Afiliar tu Empresa y Empleados a Compensar EPS
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Lo afilia el empleador, no el trabajador. Debe afiliarlo a las cuatro entidades: EPS (salud) y fondo de pensión —que el trabajador elige libremente— y ARL (riesgos laborales) y caja de compensación —que son las de la empresa—. La afiliación debe quedar activa antes del primer día de labores y luego se reporta al trabajador en la Planilla PILA. El proceso completo, paso a paso, está más arriba en esta guía.
La empresa se registra como aportante: actualiza el RUT como empleador (con su actividad económica, que define el nivel de riesgo), se afilia a una ARL y a una caja de compensación, y se inscribe ante un operador de información PILA para poder liquidar y pagar la planilla. La empresa no se "afilia" a la EPS ni a la AFP como entidad; se registra como aportante y reporta a cada trabajador. Solo después de estar activa puede afiliar a sus empleados.
La empresa asume todos los riesgos durante el período no cubierto. Si ocurre un accidente, el empleador debe pagar de su bolsillo los costos médicos y el subsidio de incapacidad que correspondería a la ARL. También puede recibir sanciones de la UGPP por la omisión.
El retiro se reporta en la planilla PILA del mes en que ocurre, a más tardar el último día hábil de ese mes. Si ya pagó la planilla sin reportarlo, puede corregirlo sin costo hasta el último día hábil del mes siguiente mediante la Planilla N. Si no se reporta, el trabajador sigue afiliado y las administradoras continúan cobrando con intereses de mora.
Solo si actúa como independiente. En una relación laboral formal, la obligación de afiliar y retirar recae exclusivamente en el empleador — el trabajador no puede gestionar su propia afiliación dependiente.
Intente el proceso por un canal alterno: sucursal física, call center u otro operador PILA. Guarde el número de radicado del intento fallido. Si el problema persiste, repórtelo a la Superintendencia Nacional de Salud.
Sí. Todo empleador con trabajadores en relación de dependencia está obligado a afiliar a sus empleados a una caja de compensación. El aporte es del 4% sobre el IBC y da acceso a subsidios en dinero, recreación, educación y salud.
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