Guía de Afiliación y Retiro Correcto

Proceso para Afiliación y Retiro Legal

Obligue al cumplimiento legal y cuide la seguridad social de sus trabajadores.

Verifique que el colaborador no esté duplicado en Planilla PILA ni en sistemas de la empresa.
Solicite y digitalice: cédula, datos personales, correo y teléfono, tipo y número de EPS/AFP/ARL.
Realice afiliación en EPS, ARL, fondo de pensión (AFP) y caja de compensación.
Confirme la aceptación de cada entidad por correo o descargando el comprobante en línea. (¡Conserve copias siempre!)
Registre el trabajador en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) desde el mes de inicio.
Entregue carta de Bienvenida y notifique al área de seguridad social interna.

Elabore carta de terminación/renuncia y recíbala con firma (digital o física).
Notifique el retiro a EPS, ARL, fondo de pensiones y caja de compensación como máximo el día posterior al retiro (nunca más tarde de 3 días).
Actualice la novedad de retiro en la Planilla PILA y conserve el comprobante.
Entregue al trabajador: certificación laboral, paz y salvo y verificación de entrega de dotaciones.
Verifique que no queden obligaciones pendientes y archive todo en la carpeta laboral.

La afiliación debe realizarse ANTES de iniciar labores.
El retiro ante entidades debe reportarse no más de 3 días hábiles después de la desvinculación.
Todo soporte se debe conservar mínimo 5 años.
El no reporte puede acarrear multas superiores a 1,000 SMLMV.

¿Qué sucede si afilio tarde o no notifico el retiro?
La empresa asume riesgos legales, sanciones e incluso responsabilidad por accidentes que no serían cubiertos por la ARL.
¿Puede un trabajador afiliarse por su cuenta?
Solo como independiente. En relación laboral, el empleador es quien siempre realiza la afiliación y retiro.
¿Qué hago si el sistema de una EPS me rechaza?
Intenta por otro canal, guarda el mensaje/error y reporta a la UGPP o SuperSalud si persiste la falla.