Afiliar y retirar trabajadores a EPS, AFP, ARL y Caja de Compensación es obligación del empleador. Aquí tienes el proceso completo, los plazos críticos y las guías específicas por entidad.
La afiliación debe completarse antes de que el trabajador inicie labores. Sin excepción.
Verifique duplicados
Confirme que el colaborador no esté activo en otra planilla PILA ni en los sistemas internos de la empresa. Un trabajador duplicado genera cobros indebidos que la UGPP puede detectar y sancionar.
Un duplicado genera cobros que la UGPP sanciona.Reúna los documentos del trabajador
Solicite y digitalice: cédula, datos personales, correo electrónico, teléfono, y el nombre de la EPS, AFP y ARL de preferencia del trabajador.
El trabajador elige libremente su EPS y su AFP.Realice la afiliación en cada entidad
Afilie al trabajador en EPS, ARL, fondo de pensión (AFP) y caja de compensación familiar. Use el operador PILA de su empresa para coordinarlo de forma integral.
Cuatro entidades: EPS, AFP, ARL y Caja.Confirme la aceptación de cada entidad
Descargue o reciba por correo el comprobante de afiliación de cada entidad. Conserve copias en la carpeta laboral del trabajador — son el respaldo legal del empleador.
Conserve los comprobantes en la carpeta laboral.Registre en la Planilla PILA
Incluya al trabajador en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes desde el mes de inicio del contrato.
Desde el mes de inicio del contrato.Notifique internamente
Informe al área de nómina y al responsable de seguridad social para que el trabajador quede activo en todos los sistemas desde el primer día.
Activo en todos los sistemas desde el primer día.El retiro se reporta en la planilla PILA del mes en que ocurre, a más tardar el último día hábil del mes.
Formalice la terminación
Elabore la carta de terminación o reciba la renuncia firmada (digital o física). Este documento es el punto de partida legal del proceso de retiro.
Carta de terminación o renuncia firmada.Notifique a las entidades vía PILA
Reporte la novedad de retiro en la planilla PILA del mes. Si ya pagó esa planilla, puede corregirlo sin costo hasta el último día hábil del mes siguiente (Planilla N).
Si ya pagó, corrija con la Planilla N.Liquide las acreencias laborales
Calcule y pague vacaciones, cesantías, intereses sobre cesantías, prima de servicios y cualquier saldo pendiente de nómina.
Vacaciones, cesantías, intereses y prima.Entregue documentos al trabajador
Certificación laboral, paz y salvo de dotación y herramientas, y confirmación del retiro ante las entidades de seguridad social.
Certificación laboral y paz y salvo.¿Necesitas el proceso de afiliación de una EPS en concreto? Estas guías entran en el detalle de cada una. ¿Buscas ARL? Mira cómo afiliar tu empresa a la ARL.
Cobertura nacional
Afiliar tu Empresa y Empleados a Nueva EPS
Cobertura nacional
Afiliar tu Empresa y Empleados a EPS Salud Total
Bogotá y Cundinamarca
Afiliar tu Empresa y Empleados a Famisanar EPS
Cobertura nacional
Afiliar tu Empresa y Empleados a EPS Sura
Bogotá y Cundinamarca
Afiliar tu Empresa y Empleados a Compensar EPS
¿Necesitas pensión? Ya está disponible cómo afiliar a tus empleados a Porvenir. Iremos sumando más EPS y fondos de pensión. ¿Necesitas una entidad que aún no está aquí? Escríbenos y la gestionamos.
La empresa asume todos los riesgos durante el período no cubierto. Si ocurre un accidente, el empleador debe pagar de su bolsillo los costos médicos y el subsidio de incapacidad que correspondería a la ARL. También puede recibir sanciones de la UGPP por la omisión.
El retiro se reporta en la planilla PILA del mes en que ocurre, a más tardar el último día hábil de ese mes. Si ya pagó la planilla sin reportarlo, puede corregirlo sin costo hasta el último día hábil del mes siguiente mediante la Planilla N. Si no se reporta, el trabajador sigue afiliado y las administradoras continúan cobrando con intereses de mora.
Solo si actúa como independiente. En una relación laboral formal, la obligación de afiliar y retirar recae exclusivamente en el empleador — el trabajador no puede gestionar su propia afiliación dependiente.
Intente el proceso por un canal alterno: sucursal física, call center u otro operador PILA. Guarde el número de radicado del intento fallido. Si el problema persiste, repórtelo a la Superintendencia Nacional de Salud.
Sí. Todo empleador con trabajadores en relación de dependencia está obligado a afiliar a sus empleados a una caja de compensación. El aporte es del 4% sobre el IBC y da acceso a subsidios en dinero, recreación, educación y salud.
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