Primero te registras como aportante y luego afilias a cada trabajador. Te explicamos el proceso de Nueva EPS, paso a paso — y si prefieres, lo hacemos por ti.
Tu empresa no pertenece a una sola EPS. Lo que haces es registrarte como aportante en el sistema de salud y, desde ahí, afiliar a cada trabajador a la EPS que le corresponda.
Antes de afiliar, consulta en ADRES en qué EPS está el trabajador y vincúlalo a esa misma EPS. Si confirmas que ya está en Nueva EPS, esta guía es justo lo que necesitas.
Consulta gratis la EPS actual del trabajador en ADRES con su número de documento. La base se actualiza por ciclos (no en tiempo real), así que una afiliación muy reciente puede no aparecer aún.
Consultar EPS en ADRES¿El trabajador no tiene EPS, o cumple los requisitos para trasladarse? Entonces puede elegir libremente la EPS que desee —Nueva EPS u otra—, pero en el traslado aplican términos: debe esperar a que el cambio sea efectivo y la EPS puede negarlo en casos puntuales. Lo detallamos más abajo.
Regístrate como aportante
Registra tu empresa como aportante en el sistema. Puedes hacerlo en el SAT, en miseguridadsocial.gov.co. Necesitarás RUT, certificado de Cámara de Comercio, cédula del representante legal y una certificación bancaria de cuenta ACH (a nombre del empleador, con vigencia no mayor a 90 días) para que la EPS te consigne el pago de las incapacidades.
Activa la Zona Transaccional de Nueva EPS
Regístrate en el portal de Nueva EPS para gestionar afiliaciones y novedades en línea: Empresas → Afiliaciones, entrando a "Trámites en Línea" → "Afiliaciones".
Afilia a tus trabajadores
Diligencia el Formulario Único de Afiliación (o descárgalo en PDF) y adjunta la fotocopia del documento de identidad de cada trabajador, por el SAT o la Zona Transaccional. Hazlo desde el inicio de la relación laboral. Allí mismo reportas reingresos y retiros.
Reporta novedades y paga por PILA
Registra ingresos, retiros y novedades cada mes. Las novedades radicadas por el portal se reflejan al día hábil siguiente (después de las 5:00 p.m.). Paga los aportes a salud, junto con pensión, ARL y parafiscales, por la planilla PILA según los dos últimos dígitos de tu NIT.
La afiliación va a la EPS que el trabajador ya tiene. Esto define qué pasa según su caso:
✓ Si el trabajador ya está en Nueva EPS
Es el caso directo: lo vinculas como tu trabajador y continúa en Nueva EPS. No hay traslado de por medio — simplemente reportas la novedad de ingreso.
Si viene de otra EPS y quiere pasarse a Nueva EPS (traslado), ten en cuenta:
Permanencia mínima: 360 días
Para trasladarse, el trabajador debe llevar al menos 360 días (continuos o discontinuos) en su EPS actual (Decreto 780 de 2016). Si no los cumple y no aplica una excepción (p. ej. unificación del grupo familiar, o inscripciones hechas por el empleador o la UGPP), no procede el traslado y debe seguir afiliado a su EPS actual.
Términos de efectividad
Si cumple los requisitos, elige libremente y lo afilias a Nueva EPS. Pero el traslado no es inmediato: si la solicitud se registra en los primeros 5 días del mes, queda efectivo ese mismo mes; si se registra después, el primer día del mes subsiguiente.
La EPS puede negar el traslado
En casos puntuales (por ejemplo, no cumplir la permanencia o causales del Decreto 780 de 2016) la EPS puede negarlo. Lo que no puede hacer es negarlo alegando preexistencias o enfermedades de alto costo si se garantiza la cotización.
Fuente: Decreto 780 de 2016 (traslados en el régimen contributivo). Si el trabajador no tiene ninguna EPS, elige una libremente; si no la indica, el empleador puede asignarle una.
En SIA LTDA registramos su empresa como aportante y afiliamos a sus trabajadores a la EPS que elijan —Nueva EPS u otra—, junto con pensión, ARL y caja. Sin filas, sin trámites, sin errores.
No exactamente. El empleador se registra como APORTANTE en el sistema y luego afilia a cada trabajador. Es el trabajador quien elige libremente su EPS — si elige Nueva EPS, lo afilia a Nueva EPS. Una misma empresa puede tener empleados en distintas EPS.
Por lo general: RUT, certificado de Cámara de Comercio, cédula del representante legal y una certificación bancaria de una cuenta a nombre del empleador adscrita a la Red ACH, con vigencia no mayor a 90 días (en ella la EPS le consigna el pago de las incapacidades de sus trabajadores).
Una vez registrado como aportante, afilia a cada trabajador con el Formulario Único de Afiliación y la fotocopia del documento de identidad, a través del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT) en miseguridadsocial.gov.co o de la Zona Transaccional de Nueva EPS (Trámites en Línea → Afiliaciones). Allí también reportas reingresos y retiros.
Lo primero es afiliarlo a la EPS que ya tiene. Si ya está en Nueva EPS, continúa ahí, sin traslado. Si está en otra EPS y quiere pasarse a Nueva EPS, debe llevar al menos 360 días de permanencia en su EPS actual (Decreto 780 de 2016), salvo excepciones; si los cumple, el traslado queda efectivo ese mes cuando se solicita en los primeros 5 días, o el primer día del mes subsiguiente si se solicita después. La EPS solo puede negar el traslado en casos legales puntuales, no por preexistencias. Si no tiene ninguna EPS, elige una libremente.
Desde el inicio de la relación laboral. La afiliación a salud (y a pensión y ARL) es obligación del empleador y debe gestionarse al vincular al trabajador, no después.
Mensualmente a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), que reúne salud, pensión, ARL y parafiscales en un solo pago, según los dos últimos dígitos de su NIT.
SIA LTDA
Estamos en línea — horario de atención: lunes a viernes, 8:00 a.m. – 6:00 p.m. Ahora estamos fuera de horario (atendemos lun–vie 8:00 a.m.–6:00 p.m.). Déjanos tu mensaje y te respondemos apenas abramos.
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