Primero te registras como aportante y luego afilias a cada trabajador. Te explicamos el proceso real de Salud Total, paso a paso — y si prefieres, lo hacemos por ti.
Es una confusión común. Tu empresa no pertenece a una sola EPS. Lo que haces es registrarte como aportante en el sistema de salud y, desde ahí, afiliar a cada trabajador a la EPS que le corresponda.
Antes de afiliar, consulta en ADRES en qué EPS está el trabajador y vincúlalo a esa misma EPS. Si confirmas que ya está en Salud Total, esta guía es justo lo que necesitas.
Consulta gratis la EPS actual del trabajador en ADRES con su número de documento. La base se actualiza por ciclos (no en tiempo real), así que una afiliación muy reciente puede no aparecer aún.
Consultar EPS en ADRES¿El trabajador no tiene EPS, o cumple los requisitos para trasladarse? Entonces puede elegir libremente la EPS que desee —Salud Total u otra—, pero en el traslado aplican términos: debe esperar a que el cambio sea efectivo y la EPS puede negarlo en casos puntuales. Lo detallamos más abajo.
Regístrate como aportante
Solicita el registro a Salud Total por la Línea Total. Validan los datos de tu empresa y un asesor comercial te acompaña. Necesitarás RUT, certificado de Cámara de Comercio, cédula del representante legal y una certificación bancaria de cuenta ACH (allí Salud Total te consigna el pago de las incapacidades de tus trabajadores). El registro como aportante también puede hacerse en el SAT, en miseguridadsocial.gov.co.
Activa tu portal transaccional
Crea tu usuario en el portal transaccional de Salud Total para gestionar afiliaciones, novedades, retiros y reportes en línea, sin desplazarte a una oficina.
Afilia a tus trabajadores
Diligencia el Formulario Único de Afiliación por el portal, con los datos de identidad y laborales de cada trabajador. Puedes hacerlo de forma individual o masiva. Hazlo desde el inicio de la relación laboral.
Reporta novedades y paga por PILA
Registra ingresos, retiros y novedades cada mes, y paga los aportes a salud (junto con pensión, ARL y parafiscales) a través de la planilla PILA, según los dos últimos dígitos de tu NIT.
La afiliación va a la EPS que el trabajador ya tiene. Esto define qué pasa según su caso:
✓ Si el trabajador ya está en Salud Total
Es el caso directo: lo vinculas como tu trabajador y continúa en Salud Total. No hay traslado de por medio — simplemente reportas la novedad de ingreso.
Si viene de otra EPS y quiere pasarse a Salud Total (traslado), ten en cuenta:
Permanencia mínima: 360 días
Para trasladarse, el trabajador debe llevar al menos 360 días (continuos o discontinuos) en su EPS actual (Decreto 780 de 2016). Si no los cumple y no aplica una excepción (p. ej. unificación del grupo familiar, o inscripciones hechas por el empleador o la UGPP), no procede el traslado y debe seguir afiliado a su EPS actual.
Términos de efectividad
Si cumple los requisitos, elige libremente y lo afilias a Salud Total. Pero el traslado no es inmediato: si la solicitud se registra en los primeros 5 días del mes, queda efectivo ese mismo mes; si se registra después, el primer día del mes subsiguiente.
La EPS puede negar el traslado
En casos puntuales (por ejemplo, no cumplir la permanencia o causales del Decreto 780 de 2016) la EPS puede negarlo. Lo que no puede hacer es negarlo alegando preexistencias o enfermedades de alto costo si se garantiza la cotización.
Fuente: Decreto 780 de 2016 (traslados en el régimen contributivo). Si el trabajador no tiene ninguna EPS, elige una libremente; si no la indica, el empleador puede asignarle una.
En SIA LTDA registramos su empresa como aportante y afiliamos a sus trabajadores a la EPS que elijan —Salud Total u otra—, junto con pensión, ARL y caja. Sin filas, sin trámites, sin errores.
No exactamente. El empleador se registra como APORTANTE en el sistema, y luego afilia a cada trabajador. Es el trabajador quien elige libremente su EPS — si elige Salud Total, lo afilia a Salud Total. Una misma empresa puede tener empleados en distintas EPS.
Por lo general: RUT, certificado de Cámara de Comercio, cédula del representante legal y una certificación bancaria de una cuenta ACH, en la que la EPS le consignará el pago de las incapacidades de sus trabajadores. Salud Total verifica los datos y un asesor comercial acompaña el trámite.
Una vez registrado como aportante, afilia a cada trabajador con el Formulario Único de Afiliación a través del portal transaccional de Salud Total o del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT) en miseguridadsocial.gov.co. Puede hacerse de forma individual o masiva, con los datos de identidad y laborales del trabajador.
Lo primero es afiliarlo a la EPS que ya tiene. Si ya está en Salud Total, continúa ahí, sin traslado. Si está en otra EPS y quiere pasarse a Salud Total, debe llevar al menos 360 días de permanencia en su EPS actual (Decreto 780 de 2016), salvo excepciones; si los cumple, el traslado queda efectivo ese mes cuando se solicita en los primeros 5 días, o el primer día del mes subsiguiente si se solicita después. La EPS solo puede negar el traslado en casos legales puntuales, no por preexistencias. Si no tiene ninguna EPS, elige una libremente.
Desde el inicio de la relación laboral. La afiliación a salud (y a pensión y ARL) es obligación del empleador y debe gestionarse al vincular al trabajador, no después.
Mensualmente a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), que reúne salud, pensión, ARL y parafiscales en un solo pago, según los dos últimos dígitos de su NIT.
SIA LTDA
Estamos en línea — horario de atención: lunes a viernes, 8:00 a.m. – 6:00 p.m. Ahora estamos fuera de horario (atendemos lun–vie 8:00 a.m.–6:00 p.m.). Déjanos tu mensaje y te respondemos apenas abramos.
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