Estas son situaciones reales que llegan a nuestra oficina. Las compartimos —sin nombres— porque el mismo error podría estarle costando a su empresa ahora mismo, sin que lo note.
El caso
Un empleador venía pagando la PILA cada mes convencido de que, con el pago, las afiliaciones quedaban activas. En realidad tenía unas afiliaciones hechas y otras que nunca se realizaron: pagaba aportes que no correspondían a nadie afiliado.
El riesgo
Pagar la planilla no es afiliar. Si un trabajador "pagado pero no afiliado" se accidenta o enferma, no tiene cobertura real y el empleador responde. Y se pierde dinero en aportes que no protegen a nadie.
Cómo lo resolvemos
Revisamos, entidad por entidad y trabajador por trabajador, quién está realmente afiliado. Regularizamos lo que falta y dejamos la planilla consistente con la realidad: primero se afilia (con la novedad de ingreso), después se paga.
El caso
Una empresa reportó el retiro de varios trabajadores en la PILA, pero no lo reportó en el portal de la ARL. Para la entidad, esos trabajadores seguían activos, así que siguió esperando aportes y generó mora.
El riesgo
La mora bloquea trámites (como el traslado de ARL), genera cobros e intereses y ensucia el historial de la empresa ante una fiscalización de la UGPP.
Cómo lo resolvemos
Depuramos y conciliamos la cartera: adjuntamos las planillas que prueban el retiro y los pagos, y gestionamos con la entidad para eliminar la mora que no corresponde. Es uno de los casos que más resolvemos.
El caso
Una empresa afilió a su personal a la EPS (salud) pero no a la ARL (riesgos laborales). Todo iba bien… hasta que ocurrió un accidente de trabajo y no había ARL a la cual reclamar.
El riesgo
Sin ARL activa, un accidente laboral queda sin cobertura y el empleador responde con su propio patrimonio. La ARL debe estar activa desde el primer día, antes de que el trabajador empiece labores.
Cómo lo resolvemos
Verificamos que cada trabajador quede afiliado a los cuatro sistemas —EPS, ARL, pensión y caja— antes de iniciar labores. Ninguno queda a medias.
El caso
Una empresa afilió al trabajador a la EPS pero no inscribió a su núcleo familiar; lo mismo con la caja de compensación. Cuando un familiar necesitó atención en salud —o el subsidio de la caja— no aparecía como beneficiario.
El riesgo
La familia queda desprotegida y el trabajador lo siente: mala percepción, quejas y hasta deserción (crítico en sectores como construcción). Además es un incumplimiento.
Cómo lo resolvemos
Inscribimos el núcleo familiar como beneficiarios en la EPS y gestionamos la afiliación a la caja, para que la familia acceda a la atención en salud y a los subsidios.
El caso
Una empresa recién constituida no sabía en qué nivel de riesgo (I a V) clasificar su actividad para la ARL, y estaba a punto de afiliarse en el nivel equivocado.
El riesgo
Un nivel más bajo del que corresponde = pagar de menos hoy y exponerse a sanciones de la UGPP y a una cobertura mal calibrada ante un accidente. Uno más alto = pagar de más sin necesidad.
Cómo lo resolvemos
Identificamos el nivel de riesgo exacto según la actividad económica (Decreto 768 de 2022) al momento de constituir y afiliar la empresa, para que pague lo justo y quede bien cubierta.
Revisamos sus afiliaciones y su PILA, encontramos lo que está a medias o en mora, y lo dejamos en orden. Usted solo aprueba.
Solicitar una revisión por WhatsAppNo. Afiliar es un trámite previo (diligenciar el formulario o registrar la novedad en la plataforma de cada entidad); la PILA es el pago mensual de los aportes. Se puede estar pagando sin que la afiliación esté hecha, y en ese caso el trabajador queda sin cobertura real. Primero se afilia, luego se paga.
Porque varias entidades —sobre todo las ARL— exigen reportar el retiro también en su portal, no solo en la PILA. Si el retiro no se reporta en la plataforma de la entidad, esta sigue esperando aportes y genera mora. Se corrige depurando la cartera con los soportes de retiro y pago.
Si ocurre un accidente de trabajo, no hay ARL que responda y el empleador asume el costo con su propio patrimonio. La ARL es obligatoria y debe estar activa desde el primer día, incluso en período de prueba.
Si quiere que la familia acceda a los beneficios, sí: en la EPS el núcleo familiar se inscribe como beneficiario (cónyuge, hijos, y en ciertos casos padres a cargo), y la caja de compensación otorga subsidios a la familia. Si no se inscriben, cuando un familiar lo necesite no será atendido.
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