Qué asumimos, qué depende de las entidades, y de qué respondemos

1. Quiénes somos

SIA LTDA — Servicios Integrales en Administración E&M LTDA (NIT 900959248-0) es una consultora especializada en seguridad social, riesgos laborales y cumplimiento normativo, con más de diez años de operación en Colombia y sede en Bogotá.

Somos Aliados Estratégicos de ARL SURA. Esa relación no es un sello: es acceso directo a los canales de la aseguradora, conocimiento operativo de sus procesos y capacidad de escalar un caso cuando hace falta. Es la diferencia entre radicar un trámite y saber por dónde se destraba.

Nuestro trabajo no se agota en el trámite. Asesoramos sobre qué corresponde hacer, en qué plazo y con qué soporte, para que la empresa no descubra un incumplimiento cuando ya tiene una sanción encima.

2. Lo que asumimos

En los siguientes frentes nos comprometemos con el resultado, porque dependen de nuestra ejecución:

• Afiliación de la empresa, de los trabajadores y de su núcleo familiar ante EPS, fondos de pensiones, ARL y cajas de compensación.
• Reporte de novedades de ingreso, retiro y cambios que nos sean informados en los plazos acordados.
• Liquidación y pago de la planilla PILA.
• Ajuste de salarios para efectos de aportes.
• Trámite de subsidios familiares ante las cajas de compensación.
• Expedición de certificaciones y radicación formal de los trámites que nos correspondan.

Si un trámite de esta lista se radica mal, fuera de plazo por causa nuestra, o simplemente no se radica, respondemos por ello. Es a lo que nos obliga el servicio que cobramos.

3. Lo que acompañamos

Hay gestiones donde la decisión final no es nuestra ni del contratante, sino de una entidad. En esos casos aportamos preparación, radicación correcta, seguimiento y presión cuando corresponde — pero el desenlace depende de un tercero:

• Incapacidades ante la EPS. Radicamos, validamos y hacemos seguimiento documental. El reconocimiento y el desembolso dependen de la auditoría y los flujos internos de cada entidad de salud.
• Accidentes de trabajo ante la ARL. Acompañamos el reporte y, cuando corresponde, la investigación. El deber legal de reportar recae en el empleador y tiene un plazo de dos días hábiles; si el hecho no se nos informa a tiempo para cumplirlo, no es posible garantizar el reconocimiento de la prestación.
• Pensiones de vejez e invalidez. Acompañamos el trámite ante el fondo. La calificación y el reconocimiento son competencia de las entidades del sistema.
• SG-SST. Se implementa con el equipo interdisciplinario de ARL SURA; nuestro rol es coordinar y hacer seguimiento.

4. De qué respondemos

Esta delimitación no excluye la responsabilidad que la ley colombiana no permite excluir.

5. Qué no somos

SIA LTDA no es una EPS, ni un fondo de pensiones, ni una ARL, ni una caja de compensación, ni una compañía de seguros, ni una prestadora de servicios de salud. Tampoco somos empresa de servicios temporales ni empleador de los trabajadores de nuestros clientes.

Actuamos como consultor y gestor administrativo frente a esas entidades, por cuenta del contratante. Cualquier reclamación sobre la prestación final de un servicio de salud, pensional o de riesgos laborales debe dirigirse a la entidad correspondiente; con gusto acompañamos ese proceso.

6. Lo que corresponde al contratante

• Veracidad de los documentos. La autenticidad y fidelidad de documentos de identidad, declaraciones y soportes de vinculación es responsabilidad exclusiva de quien los suministra.
• Oportunidad de la información. Las novedades de ingreso y retiro deben informarse a más tardar el día 25 de cada mes para tener efecto en la planilla del mes siguiente. Los cobros por mora, reportes extemporáneos o sanciones derivados de información tardía los asume el contratante.
• Pago de los aportes. Nuestros honorarios cubren la gestión administrativa. Las cotizaciones y aportes al sistema los asume el contratante conforme a la Ley 100 de 1993 y demás normas vigentes.
• Deberes indelegables. Algunas obligaciones recaen por ley en el empleador y no pueden transferirse, como el reporte del accidente de trabajo. Nuestro acompañamiento no lo sustituye.

7. Cómo protegemos su información

Para gestionar afiliaciones tratamos datos personales de los trabajadores de nuestros clientes. En términos de la Ley 1581 de 2012, el contratante es el responsable del tratamiento y SIA LTDA actúa como encargado, tratando esos datos únicamente para las finalidades acordadas.

Las medidas concretas:

• Cifrado en tránsito y en reposo. Toda la comunicación con nuestros sistemas viaja cifrada (HTTPS/TLS con HSTS) y la información almacenada permanece cifrada en la infraestructura de Microsoft Azure.
• Acceso por rol. Cada persona de nuestro equipo accede únicamente a la información que su función requiere; las acciones sensibles quedan reservadas a la administración.
• Segundo factor de autenticación en el acceso a nuestros sistemas internos.
• Sin registro público de cuentas. Los accesos los crea exclusivamente la administración; no existe autorregistro.
• Contraseñas verificadas contra listados públicos de credenciales filtradas, con longitud mínima exigida.
• Base de datos sin exposición pública, protegida por reglas de acceso restringido.
• Minimización. Solicitamos únicamente los datos necesarios para cada trámite.

El detalle completo, incluidos los derechos del titular y cómo ejercerlos, está en nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales.

Ninguna medida ofrece garantía absoluta. Estas se revisan periódicamente y se ajustan conforme evolucionan la operación y las amenazas conocidas.

8. Si algo sale mal

Escríbanos a contacto@siaseguros.co o llámenos al 601 6775346. Revisamos el caso, le decimos con claridad si el origen está en nuestra gestión o en la entidad, y en el primer supuesto lo corregimos por nuestra cuenta.

Preferimos esa conversación a una cláusula que nos exima de tenerla.

Vigente desde septiembre de 2026. Este documento describe el alcance general del servicio; las condiciones particulares de cada contratación priman sobre él.